Business Requirements Gathering: First Impressions Count

By Russ Finney

業務要件の収集：第一印象が物を言う

Requirements gathering is by far the most interesting, yet the most inexact (from a systems perspective), part of the total process. This is truly the act of going from "thin air" to a clearly defined set of business requirements. It can be a time of both excitement as well as deep risk. The prospect of thoroughly examining a business area and defining all of the perceived needs can be a very stimulating situation, yet in the back of the System Builder's mind those subtle doubts still lurk. Questions like these soon begin to surface:
業務要件会議は、全体の作業の中では、飛びぬけて面白く、且つ(システム開発の見地からは)最も不確かな部分である。それは、正に「希薄な状態」から、明確に定義された一まとまりの業務要件を作り上げる作業なのだ。わくわくする期間であると同時に、危険性も高い。業務分野をつぶさに検討し、見つかった全ての要件を定義して行く様子は、非常に活き活きとしているが、システム構築者の心の奥底には、依然としてもやもやとした疑問が渦巻いている。次の様な質問が、直に頭をもたげてくる。：

• Will we uncover everything?
• What if we miss the mark?
• How will we know when we are finished?


• 全部検討したか？
• もし、的外れだったら？
• 何が出来たら完成とするのか？

Even after these fears subside, the pressure still remains to drive out the "correct" business system solution.
これらの心配がおさまった後でも、「正しい」業務システムによる解決策を捻り出すという心理的圧力は無くならない。

Many systems professionals approach the requirements gathering effort with a mental state which demands that they appear to be an "expert". Very quickly, and with very little fact collection, they begin to espouse technical solutions to barely understood business problems. This is a mistake! Rule number one of requirements gathering should be: Don't start giving answers before you have even asked the questions! If the luxury of time for analysis is available, use it! Solution development should not begin until the requirements are fully understood. One way to make this job easier is to take the client perspective. Before the discussions even begin about what the existing business needs really are, the analyst should endeavor to mentally switch to a client perspective of the situation. Doing this takes substantial preparation, adequate time, and a willingness to listen and learn. No excuses permitted!
多くのシステム専門家が、業務要件会議では“専門家”として振舞わなければならないと思っている。そして、彼らは、極めて拙速且つ資料を集めもせず、殆ど理解していない問題に技術的な解決策を提案し始める。これは間違いである！業務要件会議の第一の規則は、「何も質問しないで、答えを出すな！」である。「分析に使える時間がある時は、それを使う!」全ての要件が完全に理解される迄、解決策の開発に着手すべきではない。この仕事を簡単にする1つの方法は、顧客の立場で物事を考えてみる事である。「既存のビジネスに本当に必要な物は何か」に議論が及ぶ前であっても、アナリストは、顧客の視点に立つ努力するべきである。それには、周到な準備、相当の時間、人に聞き学ぶ意欲が必要だ。これを、ないがしろにしてはならない!

Jot Down a Note!
メモを取る

Many business analysts do not even realize they possess one of the most powerful and effective requirements gathering tools available: a pencil! At this point in the process, details, issues, and requirements begin pouring in at an ever increasing rate. During numerous formal requirements sessions, informal meetings, and casual conversations, ideas surface which must be recorded for later consideration. All too often, instead of these ideas being written down, the information is stored in what James Martin likes to refer to as a "meat machine". People elect to rely on their biological memory instead of a making tangible record.
多くのビジネスアナリストは、すぐ使えて最も強力且つ効果的な要件収集の道具を持っている事を全く理解していない。：鉛筆である！この時点では、業務、詳細事項、懸案事項、要件などが、提起される事項が益々多くなる。公式の要件定義会議、非公式ミーティング、また普段の会話にも、後々の検討に記録しておいた方が良い事が見つかる。非常に多くの場合、これらは、ノートではなく、James Martinが好んで呼ぶ「生身の機械」（meat machine）に保存される。人々は、確実な記録より自分達の生物学的記憶装置に頼ろうとする。

Numerous concerns spring from this practice:
この事について、数々の意見が出されている。

• The ideas can be forgotten.
• An analyst may leave the team taking important knowledge away in his or her "meat machine".
• A systematic review of the ideas, issues, and requirements discovered to date is not possible thus making it difficult to insure that everything has been addressed.
• The analysts must depend on "memory jogging" events to occur to bring the idea back out into the open.
• The business client's confidence is diminished when no written record exists of the discussions.


• 考えは、忘れられるてしまう可能性がある。
• アナリストは、自分の「生身の機械」（meat machine）に仕舞い込んでチームに重要な情報を伝えないかもしれない。
• その時までに提出された意見、懸案事項、要件をきちんと整理して検討する事が出来ず、従って、全部の事項をカバーする事が難しい。
• アナリストは、(記録した)事柄を再び呼び戻すのに、「記憶刺激(memory jogging)」現象が起きるのに頼っている。
• 会議の記録が取られていないと判れば、顧客の信頼は失墜する。

The writer Ralph Waldo Emerson used to advise "take notes on the spot, a note is worth a cart load of recollections!" Not only does note-taking capture important information, it can also be done in such a manner that it actually enhances the image of the business analyst.
作家Ralph Waldo Emersonは、次の様に言ったものだ。「その場で、メモを取れ。ノートは、馬車一杯の記憶の価値がある！」メモを取る事は、重要な情報を得るだけでなく、実際に業務アナリストのイメージを高める効果も期待出来る。

One of the greatest compliments which can be paid to another person is to write down their idea, an act which signifies the idea's importance. This relatively simple gesture can increase business client confidence, decrease worry about forgetfulness, underscore clear understanding, and signal the importance of each person's thinking.
意見を提供した人物に対する最大の賛辞は、彼らの考えを書き留める事だ、それらの重要性を体で示す事である。この比較的簡単なジェスチャーは、エンドユーザの信頼を高め、忘れる事を心配しなくなり、しっかりとした理解を深め、各人の意見の重要性を理解させるのに役立つ。

Not writing down important ideas, even though they may be remembered later, can lower the confidence of the business clients, can decrease the amount of input from the business clients, and can impact the perceptions held by the business clients. In some cases, a lack of note taking may be interpreted as a lack of analyst understanding or unfounded analyst indifference to important points.
重要な考えを書き留めていないと、後で思い出されるとしても、エンドユーザの信頼を損ね、彼らからの情報の量が減り、彼らの考えに悪影響を及ぼす可能性がある。場合によっては、メモを取らないと、アナリストが重要事項を理解していないとか、事実無根のではあるがアナリストが無関心であるとか、解釈されかねない。

It is critical to realize that note taking is a double-edged sword, if done correctly it captures important information and actually compliments the business clients, if ignored, it can negatively impact the image of the analyst. An IBM corporate saying which emphasizes this point is: "what is not on paper has not been said". This attitude is should be adopted and practiced at all times by the successful business analyst!
メモが「両刃の刀である」であると理解する事は大事である。正しくやれば、重要な情報や顧客の賞賛を得られるが、無視すると、アナリストのイメージに悪影響を及ぼす事がある。IBM社ではこの点を強調して、「書き留めていない事は、言われなかった。」としている。優秀な業務アナリストは、常にこの姿勢を忘れず実践すべきだ！

Credibility Builds Confidence
信用が信頼感を生む

Here are a few credibility dos and don'ts which are worth remembering:
以下は、憶えておくべき、信頼性についての“「べし」「べからず」(集)”である。

• Be aware of your body language.
• Be aware of your appearance.
• Use good judgement when asking questions.
• Allow others to talk.
• Avoid daydreaming in meetings.
• Always take notes when important points are made.
• Learn the business and the associated terms.
• Demonstrate integrity in everything you do.


• 身のこなしに気を配る。
• 身だしなみに気をつける。
• 質問は適切に行なう。
• 他人の話を聞く。
• 会議中、気を逸らさない、
• 重要な指摘が有ったら必ず書き留める。
• 業務と関連事項を学ぶ。
• 全てを誠実に行なう

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